問い合わせ削減・業務効率化とコスト削減を実現した東レ建設様と、生成AIを活用して社内ナレッジを有効活用する東洋建設株式会社様の事例を紹介します。
グループ会社共通のコミュニケーション基盤としてMicrosoft365を導入した東レ建設様では、新たなシステムの導入に際して通常、ユーザー向けヘルプデスクが必要となります。しかし、同社のシステム部門ではヘルプデスク対応のための人的リソースが不足しており、さらにコストや専門性の面で外注や派遣での対応も困難な状況でした。
東レ建設様が検討した解決策は、チャットボットを活用した問い合わせ対応の自動化でした。多くのチャットボットが市場に存在する中、リコージャパンの営業担当者に相談した結果、Microsoft365関連の問い合わせ対応に特化した「RICOH Chatbot Service」を提供していることが判明し、デモを通じて詳細な機能を確認しました。選定の理由は以下の点です。
RICOH Chatbot Serviceの導入後、Microsoft365関連の問い合わせはほぼゼロとなりました。具体的には、1カ月に15～20件程度のチャットボットへの問い合わせが発生するのみで、従来は1日30～40％の業務時間が問い合わせ対応に費やされていました。チャットボットの導入により、人的リソースの大幅な削減と業務効率化が実現しました。
参照元：リコー公式（https://promo.digital.ricoh.com/chatbot/case/toray-tcc/）
東洋建設株式会社は、国内外で数多くの海洋・陸上土木工事や建築工事を手がける総合建設会社です。DXデザイングループでは、従来紙で行っていた設計図書のチェック作業や膨大な社内ナレッジの有効活用に課題を抱えていました。これらの課題を解決するため、生成AIを活用したチャットボットの導入が決定されました。
東洋建設株式会社は、社内ナレッジの活用と業務効率化を目的に、Google Cloud の生成AIを活用したチャットボットを導入しました。システム構築のパートナーとしてG-genを選定した理由は以下の通りです。
生成AIを活用したチャットボットの導入により、情報検索の時間が数分から数秒に短縮され、業務の大幅な効率化が期待されています。現在、設計部内での利用率向上を目指し、社外のノウハウも取り込みながらシステムの発展が図られています。
参照元：G-gen公式（https://g-gen.co.jp/case-studies/22/）
チャットボットを社内に導入することで、24時間365日対応可能な窓口を設置できます。業務時間外の問い合わせにも迅速に対応できるため、夜間に人員を配置する必要がなくなり、社員の時間外労働も削減できます。
チャットボットは、よくある質問や簡単な問い合わせに自動で対応するため、問い合わせ件数を大幅に削減できます。これにより、担当者の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになります。
大半の問い合わせをチャットボットが対応することで、人的リソースの削減が可能になります。また、外部へのヘルプデスク委託にかかるコストや、通信費の削減も期待できます。長期的に見れば、チャットボットの導入は大きなコスト削減効果をもたらします。
建築業界において、チャットボットの導入は問い合わせ件数の削減だけでなく、業務効率化やコスト削減にも大きく寄与します。東レ建設様と東洋建設株式会社様の事例からも分かるように、適切なチャットボットの選定と導入により、社内業務の改善が実現可能です。建築業界での問い合わせ対応に悩んでいる企業は、ぜひチャットボットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
当サイトでは、コストと導入・運用負荷の軽減に着目しチャットボットの選び方を解説。忙しい人事・総務、情報システムやDX推進担当の方がチャッと！自社の状況にあったチャットボットを選べるように、担当別の要望に合わせておすすめの製品を紹介しています。
作ったマニュアルは読まれず、研修動画は見られず、担当者には同じ質問が繰り返し届く――。
そんな状況を放置すると、対応コストはじわじわと膨らんでいきます。
社内チャットボットの導入を検討するうえで大切なのは、まず「どんな目的でチャットボットを導入するのか」を整理することです。
ここでは、目的の種類に合わせて選べる注目のチャットボットをご紹介します。
引用元：NDIソリューションズ
https://solution.ndisol.jp/videoquestor
引用元：TDSE
https://cognigy.tdse.jp/
引用元：ユーザーローカル
https://chatbot.userlocal.jp/
