人事・総務・経理や情報システム部門などバックオフィス部門の担当者や、社内のDXを企画・推進する立場にある方に向けて、業務効率化に役立つトピックスをまとめました。自社の課題に近い記事から、ぜひ効率化のヒントを得てください。
人事や総務、経理など、バックオフィス部門に多く寄せられる社員からの問い合わせ。対応に時間を取られていたり、属人化が発生したりしている企業も少なくはないでしょう。
社内の問い合わせ業務を効率化させるためには、窓口の集約やルールの作成・周知徹底が欠かせません。定型文・テンプレートを活用したり、チャットボットを設置したりするのも手でしょう。
ヘルプデスクは、対応分野に関しての広い知識や経験が求められます。そのため属人化が起こりやすいほか、担当者によって対応の質にムラが生じてしまいます。問い合わせ件数が増えると担当者の負担も増加するため、自動化することが望ましいでしょう。
ヘルプデスクを自動化する場合、ツールやナレッジベースの活用がおすすめです。また、チャットボットを設置すれば、簡単に自動化を実現できます。
働き方の多様化や人手不足などの問題に対応する場合、社内DXの検討をおすすめします。DXによって社内の各種問題が改善されるほか、生産性も向上するでしょう。
社内DXを進める際は、経営陣と社員を巻き込み、全社規模で取り組むことが重要です。各部署と連携して課題を洗い出し、優先度を付けて解決のアイデアを出していきましょう。また、導入ツールの選定や、社内DXを推進するための人材確保も求められます。
効率化や自動化、DXなどを進めたい方は、チャットボットを導入してはいかがでしょうか。チャットボットは問い合わせ業務などを自動化し、業務改善に寄与する可能性を秘めています。実際に問い合わせ件数減を達成した企業や、工数・対応時間削減に成功した企業もあります。
企業の悩みとして「社内問い合わせが減らない」「担当者が問い合わせに対応しているためコア業務に注力できない」といったものが挙げられる場合があります。
社内問い合わせが減らない原因には、ナレッジの属人化や自己解決ができない環境になっているなどさまざまな原因が考えられますが、解決するための方法として「チャットボットを導入する」という選択肢が考えられます。こちらの記事では、導入によりどのようなメリットが考えられるのか、なぜチャットボットが注目されているのかという点を解説しています。
テレワークを導入している場合、「質問がしにくい」という状況が発生することがあります。この状況は、「もともとコミュニケーションが希薄な職場」「マニュアルがない」「文字のみで伝えることが難しいと感じる」など、さまざまな原因が考えられます。
このような状況を解決するには、コミュニケーションの機会を意識的に設けることで気軽に会話ができる環境づくりをすることや、マニュアルを作成するといった方法のほかに、チャットボットを導入するという選択肢も考えられます。
業務の属人化が発生していると、業務の停滞や新人の育成がスムーズに行われないなどさまざまな問題につながる可能性があります。そのため、属人化が発生している場合にはその状態を解消していくための取り組みが必要になります。
方法としてはいくつか考えられますが、まずはチーム内で知識を共有する、という意識を持つことが大切です。その上で、業務プロセスの可視化と文書化、チャットボットなどを用いた情報整理と共有などを行うことにより、属人化の解消に繋げられます。
社内では日々さまざまな質問が飛び交っています。中には、マニュアルを読めばわかるような「ちょっとした質問」もあり、こういった質問が担当者にとって大きな負担となる可能性も考えられますので、いかに「よくある質問」「ちょっとした質問」への対応を減らすかが課題となってくることもあります。
課題の解決に向けておすすめなのが、AIチャットボットの活用です。あらかじめよくある質問を学習させておくことによって、学習済みの内容であれば即回答の返信が可能となるため、担当者の負担を大幅に削減することができます。
バックオフィス部門やヘルプデスクは、問い合わせ対応に多くの時間を取られがちです。他の部門においても、人手不足などの課題を抱えている場合、解決へ向けた取り組みを進めるべきでしょう。
チャットボットはバックオフィス部門の効率化・自動化を実現するだけでなく、社内DX推進にも寄与します。ぜひ導入を検討してみてください。
当サイトでは、コストと導入・運用負荷の軽減に着目しチャットボットの選び方を解説。忙しい人事・総務、情報システムやDX推進担当の方がチャッと！自社の状況にあったチャットボットを選べるように、担当別の要望に合わせておすすめの製品を紹介しています。
作ったマニュアルは読まれず、研修動画は見られず、担当者には同じ質問が繰り返し届く――。
そんな状況を放置すると、対応コストはじわじわと膨らんでいきます。
社内チャットボットの導入を検討するうえで大切なのは、まず「どんな目的でチャットボットを導入するのか」を整理することです。
ここでは、目的の種類に合わせて選べる注目のチャットボットをご紹介します。
引用元：NDIソリューションズ
https://solution.ndisol.jp/videoquestor
引用元：TDSE
https://cognigy.tdse.jp/
引用元：ユーザーローカル
https://chatbot.userlocal.jp/
