広報の業務において、例えば「ノウハウがうまく引き継げない」「なかなか効果が出ない」「予算や人手が不足している」などの悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか？こちらの記事では、AIチャットボットを広報業務に活用する方法についてご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
大企業の場合は広報部などが広報全般の仕事を担当していますが、中小企業の場合には1人のスタッフに広報の仕事を任されることも多くあります。このような場合、ノウハウの属人化が起こるリスクが考えられます。さらに、このような場合、前任者の退職や異動にあたって後任に引き継ぐ場合、十分にノウハウが引き継がれないといった状況が発生しがちです。
十分にノウハウがないと、思うように業務に取り組むことが難しくなってしまうために結果を出せないという状況になりがちです。
広報の仕事は効果が見えにくい・効果が実感しにくいという面もあります。日々さまざまな形で広報活動を行っているものの、顧客やユーザーからの反応が薄い、メディアからの問い合わせがなかなかないとなってしまうと、現在行っている方法が本当に正しいのか、と考えてしまうこともあるようです。
広報の仕事を進めるにあたり、予算不足が課題となるケースも多く見られます。特に中小企業の広報担当者ほど、この点について実感しているのではないでしょうか。もし広報の予算が限られている場合には、可能な活動に制限が出てきてしまうため、思うように結果につなげられない状況に陥ることが考えられます。
AIチャットボットを導入することによって、24時間対応が可能になります。広報部門にはさまざまなところから問い合わせが入る可能性がありますが、AIボットの活用によって迅速に必要な情報の案内が可能となります。
例えばユーザーが問い合わせをしてきた場合、必要な情報にスムーズに辿り着ければ、ユーザーの満足度が向上することが期待できます。
特定のイベントやキャンペーンなどを開催する際や、緊急事態が発生した場合にも問い合わせが急増することが予想されます。このような場合でも、AIチャットボットの導入により迅速な対応を行えるようになります。また、AIチャットボットを活用するメリットとして、一貫した対応ができるという点も挙げられます。人間が対応した場合にはどうしても人により対応のばらつきが出てしまいますが、AIチャットボットであればそのようなことはありません。
以上のように、スタッフにかかる負担を軽減できる点も、AIチャットボットを導入するメリットといえます。
AIチャットボットは無人で対応できるツールであるため、問い合わせ対応の工数削減につなげることができるでしょう。チャットボットが対応しきれない問い合わせ等には有人対応を行う必要がありますが、その場合でも、最初から最後まで有人対応する場合と比較すると工数の削減につながると考えられます。
AIチャットボットの特徴として、外部からの問い合わせとそれに対するフィードバックを収集し、データを分析するといったことも可能です。この点から、よく寄せられる問い合わせについては、正しい回答を学習させておいたり、関連する問い合わせについてもあらかじめ学習させておくことも可能です。
また、どのような問い合わせが多いのかなどについての把握も可能となり、今後の広報活動に活かすことができるでしょう。
広報の重要な仕事として、プレスリリースの作成・配信があります。このプレスリリースと、それに対する反応を学習させるのもひとつの方法といえるでしょう。プレスリリースへの反応を把握できますので、こちらのデータもその後の広報活動に生かせるようになります。
特にAIチャットボットをはじめて導入するケースにおいては、サポートの有無が非常に重要なポイントとなります。例えば、初期設定でつまづいてしまったとしてもサポートが用意されていれば確認しながら進められます。さらに、運用を開始した後にもしトラブルが発生した場合にも、スムーズに解決ができるようにサポートが充実した製品を選ぶのがおすすめです。
チャットボットには、AI搭載のものとAI非搭載のものがあります。問い合わせ内容を学習させて、自己進化を促したいという希望がある場合には、AIが搭載されたチャットボットを選択することが大切です。AI非搭載のタイプの場合、思ったよりも業務効率化に繋がらなかった、となってしまう可能性もありますので注意しましょう。
AIチャットボットを導入する際には、使い勝手が良いものを選ぶためにも無料トライアル期間が用意されているものを選ぶのもポイントです。また、無料トライアルの期間に、自社に必要な機能が搭載されているかを確認できます。
広報の業務においても、さまざまな場面でAIチャットボットが活用できます。特に、1人で広報の業務を担当している場合などについては、AIチャットボットを導入することによって問い合わせ対応等の業務負担を軽減できるでしょう。さまざまな製品がありますので、比較検討した上で自社に合った製品を選択してください。
メールや電話、口頭での確認…。ちょっとしたことなのに、対応や案内に時間がかかる。その積み重ねが、気づけば大きな業務ロスにつながっている。そんな「社内コミュニケーションのムダ」をスマートに変える手段として、チャットボットが注目されています。ここでは、用途別に選べる「社内チャットボット3選」をご紹介。単なる便利ツールではなく、日々の社内業務に「変化」をもたらすきっかけとして導入を検討してみませんか？
引用元：NDIソリューションズ
https://solution.ndisol.jp/cb3
引用元：TDSE
https://cognigy.tdse.jp/
引用元：サンソウシステムズ
https://www.tifana.ai/products/mental
