【教育機関】チャットボット活用事例

教育機関でチャットボットを導入すると、毎日の問い合わせ業務応対が自動化されて、職員の負担が大幅に軽減できます。ここでは、教育機関における導入事例をもとに、チャットボット活用のメリットを解説します。

きめ細やかな
問い合わせ対応を
AIチャットボットで実現

導入前の課題

東京の渋谷・日野に２つのキャンパスがあり、4640名の学生が在籍する実践女子大学。これまでは大学の窓口が中心だった問い合わせ対応ですが、コロナ禍ではオンラインでの学生対応を余儀なくされました。メールでのやり取りも行われましたが、月に1,200件もの問い合わせが殺到し、対応品質の悪化が課題となっていました。

オンライン対応の体制構築が急務となったため、導入が簡単ですぐに運用できるチャットボットを探していたといいます。

選定のポイント

数社のチャットボットを体験した結果、ユーザーにも管理者にも使いやすく、言葉のゆらぎにも反応できたことからサポートチャットボットを選定しました。AI自動言語処理能力の高さのほか、低価格であった点も選定ポイントになったそうです。

• 運用コスト：他のチャットボットサービスと比較して低価格だった
• 手厚いサポート：作業に悩んだときには丁寧に説明してもらえた
• カスタマイズのしやすさ：管理画面の色やデザインを細かくカスタマイズできる。チャットボットのアイコンに学校のキャラクターを取り入れられた

導入後の効果

チャットボットの導入直後からチャットボットの回答率は94%と、高い効果を実感できました。週に1回程度のメンテナンスで運用できており、運用の手間もかかっていません。また、膨大な問い合わせの解答に生じていたタイムラグも解消されました。質問をする学生や職員側のストレス軽減にもつながっています。

• 属人化の解消：一部の職員しか知らなかった情報が可視化され、スムーズに情報を共有できるようになった。ひとりの職員に回答業務が集中する問題も解消された。
• 問い合わせ応対の削減：繁忙期には1日平均で約5時間の対応時間削減を実現

参照元：Support Chatbot導入事例（https://chatbot.userlocal.jp/document/casestudy/jissen/）

チャットボットで
問い合わせ内容を分析し

利用者の満足度を向上

導入前の課題

福岡県や九州地域のみならず、日本の教育界を支える優秀な人材を輩出している福岡教育大学。コロナ禍をきっかけに、在学生への修学支援業務の見直しと大学業務のDX化が必要となりました。

情報提供に対する課題点もチャットボットの導入を検討した理由のひとつです。これまでは、大学のポータルサイト内でQ&Aによる情報提供や情報の掲示を行っていましたが、目的の情報にたどり着くのが簡単ではなく、情報を探している学生に負担がかかっていました。

選定のポイント

選定にあたり数社からプレゼンと見積提示を受け、導入コスト・月額利用料・運用コストともに低かった点と管理のしやすさ、視認性の高さからRICOH Chatbot Serviceを導入するに至りました。以下のようなポイントも導入の決め手となっています。

• 使いやすさ：マニュアルを一読すれば感覚的に入力を進められるため、使いやすく管理もしやすいと感じられた
• 視認性の高さ：管理画面トップで利用日ごとに質問カテゴリがグラフで可視化されるため、利用者のニーズを確認しやすい
• サポート・対応力：サポートセンターによるオンラインミーティングがきめ細かく充実していた

導入後の効果

チャットボットを導入した結果、問い合わせ対応の減少による業務効率化を実現できました。特に、入試に関する問い合わせなど毎日一定数ある質問に対して回答できるのは、質問者側にとっても効率化につながり、役立っていると感じているそうです。より満足いただける回答を届けられるよう、回答の精度を高めていきたいといいます。

• 問い合わせ応対の削減：一定数ある同じ問い合わせに自動で回答できるようになり、従業員の負担軽減につながった。
• ナレッジの蓄積：問い合わせ内容を蓄積できるので、問い合わせの傾向やニーズを分析しやすい。FAQへの反映もスムーズになり、回答の精度も高まっている。

参照元：RICOH導入事例「福岡教育大学様」（https://promo.digital.ricoh.com/chatbot/case/fukuoka-edu/）

【教育機関】チャットボット活用のメリット

業務効率化

在籍する学生や職員だけでなく、受験生や保護者など外部からの問い合わせも多い教育機関では、問い合わせ応対にかなりのリソースを要します。メールでの応対は支援業務が圧迫されるほか、回答に時間がかかってしまうと質問側がストレスに感じる場面もあります。とは言え、限られたリソースで月に数百件ものメールに対応するのは大変な作業です。チャットボットなら質問への問い合わせ対応が自動化されるため、支援業務の負荷が大幅に軽減されます。

学生サービスの向上

チャットボットの導入により、話し言葉による質疑応答が24時間365日対応できるようになります。いつでも知りたい情報を入手できるのはもちろん、直接窓口へ行くのに抵抗を感じていた学生も気軽に利用できるようになるでしょう。AIチャットボットなら学生が疑問に思っていることがデータとして蓄積されるため、大学側が想定していない疑問点も視覚化されます。大学が提供すべき情報が分かるようになり、サービスの質が向上します。

チャッと！ディスカバリー編集チームまとめ

教育機関におけるチャットボットの活用は、学内外からの幅広い問い合わせ業務を自動化でき、職員の負担軽減や業務効率化につながります。AI学習を取り入れれば、想定していない疑問点が分かるようになり、より高精度な回答ができるようになるでしょう。限られたリソースでも安定して運用できるチャットボットは、これからも教育機関で活用が増えると考えられます。

当サイトでは、コストと導入・運用負荷の軽減に着目しチャットボットの選び方を解説。忙しい人事・総務、情報システムやDX推進担当の方がチャッと！自社の状況にあったチャットボットを選べるように、担当別の要望に合わせておすすめの製品を紹介しています。

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